El desafío que todo empresario enfrenta es que éste se encuentra tan ocupado trabajando en su negocio que no puede desarrollar todo su potencial. Muchas veces observo un negocio y pienso que al propietario le está yendo bien, pero al momento de conversar con él descubro que no está teniendo utilidades.
Los buenos tiempos de la década de los setenta y ochenta en los que cualquiera podía abrir un negocio y tener éxito han desaparecido y no pienso que regresen. No es que la economía no se vaya a recuperar, sino que los dueños de los negocios de hoy en día deben enfrentar una mayor competencia, clientes cada vez más exigentes, menores márgenes de utilidad y un mayor control del gobierno.
Cuando nos adentramos en los negocios observamos que la mayoría de los dueños recibe muy poca o nula asistencia sobre cómo manejar su negocio, la mayoría es un experto en lo técnico de la empresa, pero con pocos conocimientos en la dirección de una empresa.
También observamos que cuando un negocio es bien administrado se puede obtener una excelente rentabilidad, mejor que cualquier otro tipo de inversión.
No dejo de asombrarme de la cantidad de esfuerzo que desperdician algunos dueños de negocios, ya que todavía realizan muchos trabajos rutinarios que pudieran ser realizados por otra persona, ¿Cuál es el costo de este tiempo desperdiciado? ¿Cuánto ganarías si usaras este tiempo efectivamente? Sé que piensas que eres el único que puede realizar el trabajo correctamente. Ésa es una creencia interesante, sin embargo el hecho es que seguramente alguien será capaz de realizar ese trabajo de una manera más efectiva y eficiente, ya que sería la única labor a la que tendría que enfocarse.
A veces en lugar de prestar atención a sus clientes clave o implementar estrategias de mercadotecnia muchas veces los dueños se encuentran realizando trabajo rutinario, que les consume mucho tiempo y que si se valorara se le asignaría un sueldo bajo.
¿Cuánto tiempo dedicas a desarrollar nuevas estrategias de mercado, analizar y medir los resultados de encuestas de tus clientes, forjar alianzas con otros negocios, sistematizar actividades rutinarias, hacer el plan del siguiente trimestre o realizar aquellas actividades que determinan la diferencia entre un negocio exitoso y un negocio promedio?
¿Cómo se puede tener más tiempo disponible? La respuesta es simple: Sistemas de trabajo.
El tema de sistemas no solo se aplica a las grandes empresas, sino que también es un factor clave de éxito para los negocios medianos y pequeños.
Los beneficios de estar sistematizado son muchos, ya que permite una mejor eficiencia y reducción de costos, lo que se traduce en una mejor rentabilidad, se aumenta la capacidad lo que facilita el crecimiento, se mejora el nivel de servicio al cliente y también permite una mejor motivación del personal.
Algunas actividades simples que se podrían sistematizar se podrían mencionar:
- Establecer la lista de precios.
- Elaborar cotizaciones.
- Control y seguimiento de los pedidos.
- Respuesta a reclamaciones.
- Elaborar estadísticas de ventas.
- Reclutamiento de personal.
- Pedidos de mercancía a proveedores.
- Capacitación del personal.
- Toma de inventarios.
- Otorgar crédito a un prospecto.
Para sistematizar en forma práctica, escribe los pasos principales del proceso, describe como se realiza cada uno de los pasos, crea formatos, nombra responsables y entrénalos hasta que realicen la actividad correctamente.
Toma el reto y ve a tu negocio como una inversión, no sólo como un trabajo. Busca obtener buenas utilidades y un retorno de tu capital, enfócate a realizar actividades de alto valor, sistematizando y delegando las tareas simples y rutinarias.
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